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【导读】吉林公务员面试指导:会议组织题详解及演练

  在公务员结构化面试中,会议组织类试题往往是必考的内容。因此,广大考生对该类试题应给予足够的重视。因此,教育专家特将此题进行详细介绍。

  一、会议组织基本流程

  组织会议尽管种类繁多,但是其组织流程大体框架都是基本相通的,主要分为会议准备、会议实施和会议结束三阶段。

  (一)会议准备

  1.确定会议主题、名称、时间、地点、会议规模、议程和会议安排;

  2.确定参加会议的范围或人员(领导、专家、主持人、学者等代表),成立工作组(资料组、组织组、宣传组、后勤组、保卫组等),确定工作人员、会议经费预算;

  3.安排好场地、住宿、伙食、用品、资料、交通等;

  4.做好会场布置,制定好后勤保障方案;

  5.发放会议通知。

  (二)会议实施

  1.会议签到及会议文件资料发放;

  2.按会议议程逐步开始,维持会场秩序,做好会议记录;

  3.安排好会议进行中的后勤保障,处理会议过程中的突发情况等。

  (三)会议结束

  1.安排好参会人员离开的交通;

  2.清理会场,统计经费并报销;

  3.整理会议资料并形成简报;

  4.落实会议精神,撰写工作总结

  二、会议组织注意事项

  会议组织工作是会议召开的重要环节,会议组织的质量很多都体现在会议的组织细节上,因此在做会议组织工作时应注意的事项有以下几点:

  (一)开会之前要深入考虑召开会议的目的,准备好会议上报告、提问、调查或讨论的纲目。

  (二)要根据会议内容、性质与需要物选定参加会议的人员名单。参加会议人数的多少,应根据会议内容、会议预期效果和场地条件而定。为深入探讨一些问题而开的会议,人数可少些。调查情况、纪念及宣传性的会议,人数可多些。

  (三)为使会议开得有成效,根据会议内容,会前应考虑一些人重点发言,并在发言上做一些重点分工。

  (四)尽可能了解与会人员情况,在会议休会期间,组织一些联谊活动,增进了解,加深感情。会议结束后,应继续与会议人员保一定的联系,以备需要时,可以进行合作。

  (五)根据会议的安排,确定会议的地址,安排好主会场和分组讨论的地点。住宿会议还应安排好房间,落实食宿等各项问题。

  (六)根据会议的时间安排,发出会议通知,会议通知应及早,内容要明确、具体,如报到日期、地点、会议期限、日程、会议议题,需带的票证和物品等。

  (七)会议开始后,及时掌握会议的动态,对会议的进展情况进行搜集整理,还要注意安排好会议期间的记录人员。

  (八)会议结束之前,联系好会议人员返回的车票、机票,力争将食宿费等尽早结算清楚。

  (九)会议结束后,要对会议的各类文件材料做好善后工作,需发简报或文件的应从速拟发。各类记录、发言稿、原始材料等,应立案存档。

  (十)注意合理安排会议日程,适当安排一些娱乐体育活动,以减轻与会者疲劳,活跃会议气氛。

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