■◆ 第二节 会议文件

　　一、会议文件的特点

　　会议文件专门形成或使用于各类会议;信息传递交流过程中存在一个将文字形态的信息变换成声音形态信息的过程;同一文种的内容性质也会因会议性质、内容或作者身份的不同而有很大差异;同一文件的上下文部分的内容性质有时也将发生较明显的改变;……。

　　二、会议记录

　　在会议进行中完成的对会议组织状况和会议内容的原始记录，经履行必要的程序手续(整理、发言人或有关领导审阅签字、记录者签字等)后，会议记录可用于查证事实或指导工作。

　　会议记录有两个组成部分，一是会议的组织状况(会名、会址、时间、出席情况、主持人、记录人等);二是会议内容(议题、发言情况、决议决定的内容、表决结果等)。 根据内容详略程度的不同，会议记录可分为两种：摘要性记录与详细性记录。摘要性记录，只录发言要点和议题、结论、决定决议、表决结果等，常用于一般性会议。详细性记录是有言必录，不仅记下原意还需要记下原话，只有在重要会议上才采用。作会议记录是一项耳、眼、脑、手同时并用的艰苦劳动，要求记录者有较深厚的基本功，做到：快、准、全、清。

　　三、会议纪要

　　会议纪要用于记载和传达会议的情况与议定事项。

　　议决性会议纪要的正文主要要包括：导语，概述会议基本情况，如目的、会名、会址、会期、与会者、主持人、主要发言人、报告人、主要议程、会议总体效果等(例行性会议可省略其中的某些内容);议决的事项，即与会各方共同确认的在完成一个共同目标过程中各方承担和享受的责任、义务、权利、利益，或就某个问题形成的一致认识等;提出号召、要求，或提出执行议定事项的措施或要求。

　　消息性会议纪要的正文主要包括：导语;就会议议题与会各方发表的认识、意见;提出号召、希望、展望，或提出一个新问题，有时则以向有关方面致谢，或对下次会议作出原则性安排作结。

　　撰拟会议纪要时应注意的事项。

　　四 、会议报告

　　会议报告用于由领导者代表本机关依法定的程序或惯例向权力机关(大都为会议形式)或有关代表会议作工作汇报，经会议讨论通过后，文件的性质由陈述性转为领导指导性，文件中的有关部分将成为指导有关方面工作的纲领。

　　会议报告的标题除使用一般公文的标题外，还有几种特殊形式。受文者一般直称“各位代表：”“同志们：”等。

　　会议报告的正文由这样几部分构成：一是开头，简要说明代表谁、报告什么问题，提出审议要求即可，必要时则要交代一下根据什么来作报告。二是主体部分，具体有四个组成部分：首先是对工作情况、形势的说明与分析，对经验教训的总结，要求分清工作中的成绩与缺点、主流与支流;其次是指出今后所面临的任务;再其次是阐述完成新任务应采取的方针、原则与方法措施;最后是向下级机关或人民群众等提出要求或号召。三是结尾，通常主要为对未来前景的展望或对文件内容再作一个概括性总结。

　　在撰写会议报告时应注意的事项。

　　五、开幕词

　　开幕词是在大型隆重会议的开始由有关领导者所作的致辞。开幕词的主要内容包括：宣布会议开幕;概要说明会议背景、状况(人数、对象范围等);介绍会议的组织过程、会议目的、中心议题、议程;向与会者提出希望要求;最后，以预祝会议成功的祝愿辞结束。从一定意义上说，开幕词就是会议的简要纲领。因此，在撰写时应注意文字的高度简洁明确，字句要铿锵上口，讲究一点声调的和谐配合。同时，应注意使文件有一定的说服力、鼓动性，以充分调动与会者开好会议的积极性。

　　六 闭幕、

　　闭幕词词是会议的结束语，一般均很简短。其主要内容为：宣布会议闭幕;概述会议任务的完成情况、会议成果及其意义;肯定与会者的积极努力;向为会议做出贡献的单位或个人表示谢意;提纲挈领地提出新的工作任务;提出希望、号召和要求等。对闭幕词的要求，主要是简洁流畅，富于鼓动性和号召力。